LA IMPORTANCIA DE TENER UN DEPARTAMENTO DE CUMPLIMIENTO EFECTIVO
Gabriela Villarmarzo, CHC
Oficial de Cumplimiento de HRPLabs,
Laboratorio clínico y servicios completos de patología
Los Siete Elementos de un Programa de Cumplimiento:
Durante el mes de noviembre se celebra la semana dedicada al cumplimiento. ¿Pero qué significa cumplimiento en el campo de la salud?
El tener un programa de cumplimiento nos asegura que tengamos una infraestructura la cual permita que el personal que allí labora conozca los estándares y procedimientos que ayudan a prevenir y detectar algún incumplimiento con leyes y regulaciones estatales y federales las cuales rigen al campo de la salud.
Toda organización deben asegurarse de que dentro de sus facilidades se promueva una cultura de ética y compromiso con el cumplimiento. No importa cuán pequeña es la organización, 20 empleados o 200, la misma debe demostrar el mismo nivel de compromiso en cuanto a fomentar un conducta ética dentro de su entorno.
Cuando hablamos de cumplimiento, hablamos de siete elementos claves que deben implementarse dentro del plan de cumplimiento de cualquier organización. A continuación listamos los mismos.
Los Siete Elementos de un Programa de Cumplimiento son:
- Políticas y Procedimientos
Para esto se realizan exámenes de riesgo anuales los cuales nos ayudan a identificar áreas vulnerables dentro de la organización. Una vez identificados dichas áreas, nos movemos a la fase de la creación de las políticas y procedimientos que atiendan esas áreas específicas. Cuando hablamos de políticas, nos referimos a las acciones que se deben llevar a cabo en el día a día de la organización para asegurarnos de estar en cumplimiento. Los procedimientos son los métodos que se deben utilizar para cumplir con dichas políticas. Es importante recalcar que el código de conducta de una organización debe hacer referencia a estas políticas y procedimientos.
- Asignar un oficial de cumplimiento
Cuando hablamos de organizaciones grandes, es de suma importancia que se le asigne este puesto a una persona que pueda dedicarle tiempo a las labores de vigilancia en cuanto al cumplimiento dentro de todas las áreas de la organización. El rol principal del oficial de cumplimiento es servir como catalizador para:
- Desarrollar un sentido de responsabilidad y pertenencia por el programa de cumplimiento a través de toda la institución.
- Identificar vulnerabilidades
- Asegurarse que la gerencia responde a las necesidades
- Establece controles para asegurar que todo riesgo sea mitigado
- Auditorias y Monitoreo
No debemos confundir lo que es una auditoria con lo que es el monitoreo. La auditoria es un proceso formal en donde se seleccionan ciertas áreas identificadas como áreas de riesgo en donde se utilizan unas métricas para evaluar las mismas. El auditor tiene que seleccionar el método que va a utilizar para seleccionar el número de muestras a auditar, si va a ser basado en su juicio, probabilidad/estadística ó sistemática. En cambio el monitoreo es un proceso en marcha, constante, el cual se utiliza para asegurarnos que se esté cumpliendo con las políticas y procedimientos de la organización y usualmente el enfoque es basado en resultados de auditorias previas.
- Entrenamiento y Educación
Es importante que anualmente el personal se eduque y se re-entrene en cuanto a las leyes específicas que afectan al campo de la salud como lo son la ley HIPAA, Anti-Kickback Statute, The Stark Law, CMS billing and patient safety requirements, etc. El campo de la salud esta cada vez más regulado y dichas regulaciones están en constantes revisiones es por esto que el oficial de cumplimiento y personal especializado deben estar siempre al tanto de cualquier cambio que pueda afectar las políticas y procedimientos internos de la organización.
- Establecer Líneas de Comunicación Abierta
La organización debe establecer una cultura de comunicación abierta en donde el empleado se sienta en la confianza de ir a un superior y expresar cualquier inquietud que tenga en cuanto a violaciones de ética y cumplimiento. Esto debe fomentarse creando una política clara de no represalias dentro de la institución y estableciendo canales de comunicación que de ser necesario protejan la identidad del empleado.
- Aplicación de las Guías Disciplinarias
El personal debe tener acceso en todo momento al manual de conducta en donde se establecen las políticas y procedimientos que informan al personal acerca de lo que se espera de ellos y las consecuencias de desviarse de la conducta esperada. El código de conducta debe establecer las consecuencias disciplinarias de faltar a alguna de esas políticas para que así el personal esté informado desde su contratación de las posibles repercusiones de no seguir las políticas y procedimientos dentro de la organización.
- Planes de Acción Correctiva
Una vez ocurre una violación al código de conducta y a las políticas y procedimientos de la organización es imprescindible que se lleve a cabo la acción correctiva pertinente con el personal involucrado. Una vez concluye la investigación, entonces el paso a seguir es la creación de un plan de acción correctiva para el personal involucrado donde se establezcan los pasos a seguir para evitar una reincidencia en la conducta identificada.
En HRPLabs, la creación de nuestro programa de cumplimiento nunca termina ya que siempre está en constante desarrollo y evolución. Es nuestro compromiso proteger a nuestra organización y a sus empleados y a la misma vez, ultimadamente protege al paciente.