LOS SIETE ELEMENTOS DE UN PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO EFECTIVO
Durante el mes de noviembre se celebra la semana dedicada al cumplimiento. ¿Pero qué significa cumplimiento en el campo de la salud?
Cuando hablamos de cumplimiento, hablamos de siete elementos claves que deben implementarse dentro del plan de cumplimiento de cualquier organización. A continuación listamos los mismos:
- Políticas y Procedimientos / Código de Conducta
- Nombramiento de un Oficial de Cumplimiento
- Auditorías y Monitoreos
- Entrenamiento y Educación Efectiva
- Líneas de Comunicación Abiertas
- Aplicación de los Estándares y Guías disciplinarias
- Planes de Acción Correctiva
Aunque generalmente la percepción es que los programas de cumplimiento son solamente requeridos para organizaciones grandes, lo cierto es que no importa el tamaño de la organización ya sea un hospital, un laboratorio, clínica ó una oficina médica, el tener un programa de cumplimiento nos asegura que tengamos una infraestructura la cual permita que el personal que allí labora conozca los estándares y procedimientos que ayudan a prevenir y detectar algún incumplimiento con leyes y regulaciones estatales y federales las cuales rigen al campo de la salud.
Las organizaciones deben asegurarse de que dentro de sus facilidades se promueva una cultura de ética y compromiso con el cumplimiento. No importa cuan pequeña es la organización, 20 empleados versus 200, la misma debe demostrar el mismo nivel de compromiso en cuanto a fomentar un conducta ética dentro de su entorno.
Como mencionamos al principio, el primer elemento dentro de un programa de cumplimiento es el establecer políticas y procedimientos. Para esto se realizan exámenes de riesgo anuales los cuales nos ayudan a identificar áreas vulnerables dentro de la organización. Una vez identificados dichas áreas, nos movemos a la fase de la creación de las políticas y procedimientos que atiendan esas áreas específicas. Cuando hablamos de políticas, nos referimos a las acciones que se deben llevar a cabo en el día a día de la organización para asegurarnos de estar en cumplimiento. Los procedimientos son los métodos que se deben utilizar para cumplir con dichas políticas. Es importante recalcar que el código de conducta de una organización debe hacer referencia a estas políticas y procedimientos.
El segundo elemento: Asignar a un oficial de cumplimiento dentro de la organización.
Dentro de una organización pequeña, el oficial de cumplimiento puede ser la misma persona encargada o administrador. Cuando hablamos de organizaciones grandes, es de suma importancia que se le asigne este puesto a una persona que pueda dedicarle tiempo a las labores de vigilancia en cuanto al cumplimiento dentro de todas las áreas de la organización. El rol principal del oficial de cumplimiento es servir como catalizador para:
- Desarrollar un sentido de responsabilidad y pertenencia por el programa de cumplimiento a través de toda la institución.
- Identificar vulnerabilidades
- Asegurarse que la gerencia responde a las necesidades
- Establece controles para asegurar que todo riesgo sea mitigado
El tercer elemento: Auditorias y Monitoreo
No debemos confundir lo que es una auditoria con lo que es el monitoreo. La auditoria es un proceso formal en donde se seleccionan ciertas áreas identificadas como áreas de riesgo en donde se utilizan unas métricas para evaluar las mismas. El auditor tiene que seleccionar el método que va a utilizar para seleccionar el número de muestras a auditar, si va a ser basado en su juicio, probabilidad/estadística ó sistemática. En cambio el monitoreo es un proceso en marcha, constante, el cual se utiliza para asegurarnos que se esté cumpliendo con las políticas y procedimientos de la organización y usualmente el enfoque es basado en resultados de auditorias previas.
El cuarto elemento: Entrenamiento y Educación
Es importante que anualmente el personal se eduque y se re-entrene en cuanto a las leyes específicas que afectan al campo de la salud como lo son la ley HIPAA, Anti-Kickback Statute, The Stark Law, CMS billing and patient safety requirements, etc. El campo de la salud esta cada vez más regulado y dichas regulaciones están en constantes revisiones es por esto que el oficial de cumplimiento y personal especializado deben estar siempre al tanto de cualquier cambio que pueda afectar las políticas y procedimientos internos de la organización.
El cuarto elemento: Establecer Líneas de Comunicación Abierta
La organización debe establecer una cultura de comunicación abierta en donde el empleado se sienta en la confianza de ir a un superior y expresar cualquier inquietud que tenga en cuanto a violaciones de ética y cumplimiento. Esto debe fomentarse creando una política clara de no represalias dentro de la institución y estableciendo canales de comunicación que de ser necesario protejan la identidad del empleado.
El quinto elemento: Aplicación de las Guías Disciplinarias
El personal debe tener acceso en todo momento al manual de conducta en donde se establecen las políticas y procedimientos que informan al personal acerca de lo que se espera de ellos y las consecuencias de desviarse de la conducta esperada. El código de conducta debe establecer las consecuencias disciplinarias de faltar a alguna de esas políticas para que así el personal esté informado desde su contratación de las posibles repercusiones de no seguir las políticas y procedimientos dentro de la organización.
El sexto elemento: Prevención y Respuesta
Las políticas de cómo se trabajan las situaciones dentro de la organización deben ser claras y consistentes. El personal debe saber a quién dirigirse cuando tiene alguna preocupación y siempre debe haber una resolución a cualquier situación presentada. Las investigaciones deben ser llevadas a cabo por personal capacitado para asegurar la objetividad de las mismas. Las medidas preventivas deben basarse en su mayoría al resultado del análisis de cada asunto investigado y de patrones de conducta identificados en dichas investigaciones.
El séptimo y último elemento: Planes de Acción Correctiva
Una vez ocurre una violación al código de conducta y a las políticas y procedimientos de la organización es imprescindible que se lleve a cabo la acción correctiva pertinente con el personal involucrado. Una vez concluye la investigación, entonces el paso a seguir es la creación de un plan de acción correctiva para el personal involucrado donde se establezcan los pasos a seguir para evitar una reincidencia en la conducta identificada.
En resumen, la creación del programa de cumplimiento nunca termina, está en constante movimiento y es cambiante. El mismo protege a toda organización y a sus empleados y a la misma vez, cuando hablamos del campo de la salud, en muchas ocasiones ultimadamente protege al paciente.